走近涉外公证

    与周志扬主任约好，9点半时我走进了长安公证处宽敞、整洁的业务大厅。此时只见并排的几个窗口处已有人在那里，到这里办事的人很自然地压低了声音说话，显然，法律公证在人们心目中是被当作一件严肃的事情，需要认真来办的。

    和周主任的谈话是在大厅一侧的第2洽谈室进行的，房间不大，但用作谈话却显得特别合适。

    为什么出国要办理公证？

    对于这个被提出过无数次的问题，周志扬回答起来显得驾轻就熟：“出国人员办理公证，是因为前往国家的法律和国际惯例的要求。我们一般将这类公证称为涉外民事公证。涉外民事公证大多具有认证性质，即通过相关的证明材料认定申请人所提供的法律文件是否真实、合法。从大的方面讲，涉外公证办理各类公证事务和相关的法律事务，是为公民、组织提供法律服务和法律保障，以规范法律行为，预防纠纷，减少诉讼，维护社会经济秩序，保护公民、法人及其他社会组织的合法权利。”

    据了解，涉外公证是国际间交往不可缺少的工具和法律程序，按照国际惯例，在国内取得的诸如出生证、结婚证、学历证、存款证明等法律文件，在本国境内具有法律效力，而在境外，往往需要公证，才能得到所在国的认可，实现其法律效力。经过公证的文书，可以被他国直接承认和采信。作为司法部直属的国家公证机关，长安公证处自1993年2月成立（当时的名称是中华人民共和国国家公证处）以来，业务范围涉及国内国外、民事经济各个方面，其中涉外民事业务为最多，在年6万多件各类公证中，约有80％为涉外民事公证。

    “这与我们国家当前出国留学、移民、出国探亲、定居包括境外旅游的人数不断增加有着密切的关系。”周主任说。“以北京市为例，近几年每年办理涉外公证达20多万件，全国每年有300万件，而十几年以前，连这个数的十分之一都不到。今年春节刚过不到一个月的时间，来我们这里办理涉外公证的已有6300 多件，共出具2万多份公证书。”

    出国通常需要办理哪些公证？

    “办理哪些公证不是由公证处来定的，而是取决于当事人自身的情况。比如，出国的目的、时间和对方的需要等。很多人不清楚这一点常常向我们提出这个问题。严格地说，由于个人情况的千差万别，每个人需要办理的公证都是不一样的。周主任列举出以下几种情况。

    就涉外民事公证来讲，自费留学一般需要提供与学历有关的公证，如毕业证、学位证、成绩单公证、出生和未受刑事制裁等公证。在校生要提供在校证明，还要有家庭财产的有关公证。

    准备移民国外的人，根据技术移民和投资移民的不同情况，所办理的公证又有区别。办理技术移民，要把与本人工作技能有关的公证文书尽量办理齐全，如工作经历公证、职称证书或专业资格证书公证等。办投资移民除学历证明公证和无刑事制裁等一般公证外，更多的则需要办理与本人财产有关的公证书，如营业执照公证、纳税证明公证、存款证明公证、住房甚至股票等有价证券的公证等。

    出国探亲，需要提供与国外亲属有关的公证；出国定居则需提供出生、未受刑事制裁、婚姻状况等全套公证书。

    周志扬说，最好是当事人自己与国外使馆及校方联系，或向中介机构咨询清楚后再来办理公证，当然也可以通过我们的网页和咨询电话进行咨询，这样一方面可以减少当事人反复前来公证所耗费的时间和精力，也可以节省很多不必要的开支。因为这类公证的费用是按“件”收取的，一“件”中会有若干“份”公证文书，同样一份增加一个副本和另办一件公证的费用是不一样的。

    如何去办理涉外公证？

    就在我与周志扬谈话当中，一位国家某部委姓王的先生敲门进来，也是同周约好这天上午来办理公证手续。王先生是为他正在读高三的儿子准备留学新西兰来办理公证的。

    “涉外公证可以由他人代办吗？”我问。

    “一般的公证可以由他人代办，但是一些和人身密切相关的公证不能代办。比如委托书、声明书、涉外继承等必须由本人签名的文书，委托人、声明人及遗嘱人必须亲自到场，本人因故不能来时，也可提出上门服务的申请，由公证员‘出现场’为其公证。”

    王先生需要的公证文书比较清楚齐全，在审查了所有的文书及相关证明材料，并交付了公证费、翻译费共700多元后，被告知：3天后这个时候可以来取。

    按照常规，普通件的公证及文书翻译工作应在两周之内完成。为了更好地为当事人服务，增强行业竞争力，从去年起，长安公证处用上了先进的手段，开发使用了系统比较完整的公涉外公证涉及国家信证管理软件，大大提高了工作效率，使完成每件公证业务的时间缩短到7个工作日，加急件在3天之内完成。

    “做到这点并不容易，”周志扬说，“出具一份公证书必需要经过受理、审查、公证词写作、审批、制作等多个程序，缩短了一半的时间，就意味着在各个环节运转的时间就更加紧凑，同时，缩短了办证时间不仅使公证处一年减少了数十万元加急费的收入，我们的合作单位中央编译局也承受了由此带来的损失。所幸的是长期以来，长安公证处与中央编译局翻译中心强强联合，建立了稳定的合作关系，编译局对公证处所作的方便当事人、提高办证效率的举措给予了大力的支持，保证了长安公证处对社会的承诺。”

    应该注意的是，各个国家对公证书使用时效的要求也是不一样的，如阿根廷对未受刑事处分公证只在两个月之内有效，其他国家则是3－6个月不等。类似的特殊规定，当事人一定要先问清楚。

    面对造假文书

    公证员个个练就一双火眼金睛公证文书也有一个质量、信誉问题，也有一个“打假”问题。周志扬说，信誉是公证处的生命。公证制度是国家的一个司法证明制度，它不是我国特有的，全球各个国家都有自己相应的国家证明制度。这种证明制度的结果，就是所有的公证文书在第三国都可以使用，可以得到各国的认可。倘若经过公证的文书都不能做到真实，那公信力如何体现，国家的信誉何在？

    “我们这里一点儿也不敢大意，严格规定哪个公证员那里出现了假证、错证，惩罚是非常重的，甚至开除。去年，我们中断了两个曾长期与我们合作的中介公司的业务往来，原因就是他们不止一次地提供虚假的证明。尽管这样做使我们减少了业务收入，但涉及到国家的信誉，我们必须这样做。自国家公证处成立近10年来，经我处公证的涉外文书，没有因这方面的问题被退回过。”说到这里周志扬的表情十分严肃。

    她说，为了做到这一点，公证员们个个都练成了火眼金睛，那些编号的变化、字体笔划的粗细，都逃不出公证员的眼睛。特别是近期高等教育学历证书网上查询系统的开通，更为他们识假辨假提供了方便。

    周志扬特别让我提醒那些准备出国的人，千万不能抱有“蒙外国人”的心理国外机构一旦发现你造假，就会将你的“污点”记录在案，永远将你打入冷宫，不可能再有机会被人接受你的申请。而受理并为假材料出具公证文书的公证处公证员，也无异于自毁长城。

    涉外公证员要有专业资格认证

    周志扬告诉我说，对于公证机构来说，任何一家公证处所出具的公证书，它的法律效力都是一样的。但是涉外公证并不是所有的公证机构和所有的公证员都可以做，这里涉及办理涉外公证的公证员被要求必需经过司法部组织的考试取得办理涉外公证的资格。凡是已经取得涉外公证员资格的，其签名章要在外交部领事司备案。每一件办理外交认证的涉外公证，其签名都要经过外交部门的比对方可放行，对此，也请需要办理涉外公证的人注意到这一点。而长安公证处所有的公证员都取得了涉外公证资格走在全国公证机构的前面。良好的人员素质是他们能够为社会提供优质、高效的公证法律服务的基础。

    梁 可