我国档案鉴定标准的确立与执行（下）

（二）在此时期内确立的鉴定标准：档案保管期限表

档案保管期限表是档案鉴定的技术性标准，是以表册形式列举档案的来源、内容和形式，并指明其保管期限的指导性文件，是鉴定档案集中保存和确定档案保存期限的依据，是开展档案鉴定工作和保证其质量的有效工具，是国家管理和控制档案信息资源的重要手段，对防止错误销毁档案，为子孙后代保存历史文化财富提供了一定保证。但是，在充分认识档案保管期限表积极作用的同时，也应看到它自身存在的不足：

一是条款太少。文书档案保管期限表经过几次修订，条款日趋简化，概括程度越来越高，难以涵盖复杂的档案类型、范围，这与国际上文件处置标准日益细化的趋势相悖。

二是档案保管期限表“就具体的鉴定标准而言，基本上属于‘职能鉴定论’的范畴”④，这与国外许多国家鉴定标准呈多元化的现象是相脱节的。我国档案学界近几年来虽也在理论上提出了类似的标准，但在具体操作时却忽略了这些。因此，我们的档案保管期限表中的鉴定标准表现单一化，在具体操作时“很难逐项鉴定档案的证据价值、情报价值，进而也就无法保证永久保存的档案是否具有永久性价值”⑤。

三是重宏观档案轻微观档案，侧重于方针政策性、总结性、综合性档案，对微观的、依据性、原始性的基本情况和数据方面的档案，保管期限偏短，造成进馆档案“只有骨架没有血肉”，难以满足历史研究与定量研究的需要。

四是可操作性差，条款理解随意性较大。如“重要的”、“一般的”等类似的模糊语言大量存在，档次则只给出“永久”、“长期”、“短期”三档，缺少具体的保管年限，导致各单位长期、永久档案划分比例偏高，大大加重了各级档案馆的负担。

正是我国现有档案鉴定理论的不足，促使不少头脑清醒的档案学者有了学习、借鉴西方先进理论为“我”所用的迫切念头。于是，合理借鉴西方档案界长期以来形成的、在实践中得到了完善与发展的鉴定理论，实现档案鉴定标准的多元化并使之有效指导鉴定实践活动，成为我国档案学界努力的目标。近几年来，我国档案学者对档案价值鉴定效益标准、宏观职能鉴定标准等都已有所涉及，如何嘉荪主编的《档案管理理论与实践》一书，就提到了鉴定档案价值必须考虑效益因素；冯惠玲《电子文件的双重鉴定》则提出要重视“宏观职能鉴定标准”，等等。但是，虽然学术界提倡实行多种档案鉴定标准，但在实践操作中要真正实现，尚需时日。

三、我国档案鉴定工作实践：档案鉴定标准的执行过程

（一）我国档案鉴定工作实践中存在的不足

鉴定理论的不完善，相应导致了实践操作中的偏差。综观我国档案鉴定工作实践，大致存在着以下一些不足：

1、鉴定过程中，对鉴定标准的理解与贯彻各有不同，缺乏一致。如前所述，我国的档案保管期限表存在显而易见的缺陷，如条款内容过于简练、可操作性差等等，导致具体实践中出现对保管期限表较严重的曲解现象。笔者曾在某单位实习，期间发现：此单位档案室保存的档案中，永久、长期档案所占的比例偏高，其中有不少是单位工会组织联欢活动的记录，还有一些文件记述了本单位召开的会议上人员报到的情况。试想一下，如果每个单位在对本单位形成的文件划分保管期限时，都采取“就高不就低”原则，把有保存价值（不管其价值大小）的文件都置于“重要的”一栏名下，这将浪费多少的保管空间和人力！

2、我国现阶段的档案价值鉴定体系由三个层次的鉴定程序构成。第一个层次是在文件立卷归档之时，由文书部门或业务部门进行的。此时既要为一部分已无继续保存价值的文件“判处死刑”，又要为准备留存归档的文件鉴定区分价值并据此分别立卷。可以说，这是整个文件生命历程中最主要和最重要的一次鉴定关。第二个层次是档案在档案室保存期满之时，尤其是行将移交档案馆之前，在机关（企业）档案室内进行的。主要是对立卷归档时确定的保管期限进行检查，适当调整部分档案的保管期限并决定哪些应移交档案馆、哪些可以造册登记并销毁。第三个层次是在档案馆中进行的，一般属定期审查性质，对保存期不当的档案进行调整以至销毁。市、县级档案馆还需对长期档案、一些接收了撤销机关档案的档案馆还需对这些档案进行价值再鉴定。后两个层次的鉴定实际上只是对第一个层次鉴定的修正和补充。

上述鉴定体系的优点是通过层层把关，在一定程度上保证了馆藏的档案的质量。但是，在每一个鉴定层次，都同时赋予鉴定第一价值和第二价值的两种责任，并给予其决定文件取舍的生杀大权，这对文书、档案人员鉴定档案价值的能力是一个极大的挑战，由此给档案工作带来的隐患也是无可避免的。就第一层次来说，机关单位的文书、业务人员在判定档案价值时，往往是以本机关的职能活动为出发点来考虑问题，在确定文件有无保存价值时，是以文件是否能满足本机关单位日后查考利用需要为前提的，对那些反映了本机关单位基本职能活动抑或是辅助职能的文件，只要其日后对本机关有使用价值，即确定其具有保管价值，送交本机关档案室保存；对剩下的文件，则冠之以“无价值”而予以销毁。在这里，文件的第一价值固然是被充分认识到了，但是，由于这些人员往往未受过历史研究训练，甚至可能毫无历史眼光或者对历史研究和文件是否有历史价值毫无兴趣，因此其不可能，也没有时间和精力去考虑未来整个社会对这些档案文件的需要，甚至可能连文件还有第二价值也没有听说过。这一层次的文件鉴定，明显地突出了“为我”性质，从长远来看，是不利于档案的历史研究和社会利用的，因为在这种情况下，一些具有历史价值的文件，极有可能被稀里糊涂地送进废纸堆，其损失将是无可挽回的。

3、档案馆负荷过重而目前尚无有效措施可减轻其负担。造成档案馆超负荷的原因之一，是建国后颁布的一些档案价值鉴定政策。例如，建国初期国家有关部门曾经规定，对待历史档案的处理原则是“片纸只字，不得损毁”，这使得大量建国前的档案未加辨别地积存在档案馆中。有的档案馆明知一些历史档案已失去保存价值，但碍于上述规定而始终不敢对其加以销毁，既加重了档案馆的负担，又降低了库藏档案的信息含量。又比如，1983年颁布的《档案馆工作通则》规定地（市）、县级档案馆应同时接收本级各机关、团体及其所属单位具有永久、长期保存价值的档案，从而造成了全国上下进馆范围的不统一，为长期档案大量涌入档案馆开了先例，加大了地（市）、县级档案馆的鉴定难度。

四、改善档案鉴定工作局面，推动我国档案事业发展

如前所述，鉴定的时代局限性是必然存在的，对其不可能加以根本解决。因此只能采取一定的措施，增强鉴定过程的科学性，尽量避免因个人主观性的局限而对档案鉴定事业造成损害，尽量弱化因鉴定的时代局限性给后世档案利用所造成的不良影响。具体措施有以下几点：

（一）首先要对鉴定的意义与地位有正确的认识，将其作为档案工作的核心加以对待。长期以来，我国对鉴定的意义与地位的认识相对不足，仅仅将鉴定工作作为档案工作的一个业务环节，没有在档案工作中突出其特殊的作用。这种情况虽然从20世纪80年代末以来有所改变，但在实践中一直没有特别得力的措施，因此并没有根本改变鉴定工作相对薄弱的现象。因此，鉴定工作的切实推行，尚有待于档案界乃至全社会的重视。

（二）修订与完善档案保管期限表。原有的档案保管期限表存在着条款简练、操作性不强等特点，需要对其加以修订。西方国家档案保管期限表的条款至少不下百八十条，保管期限的档次有十多个，其详细的条款规定使档案人员在具体操作时更易把握，操作性强。我国档案保管期限表的修订，也应朝着细化的方向发展。具体的做法可以是采取划限与标时法相结合，标明档案保管的具体期限，以使鉴定人员在操作时有明确的标准可以参照，从而提高档案鉴定的效率与质量。

（三）进一步完善档案鉴定理论，使其更具有实践操作性，逐步实现鉴定标准的多元化，更有效地指导实践。对西方相对成熟的鉴定理论体系，要加以正确的吸收与借鉴，同时要结合我国档案工作实际情况加以发展、完善，形成具有针对性的档案鉴定理论，以引导鉴定实践前行。

（四）逐步实现档案鉴定工作的程序化、科学化、系统化，建立文件价值双重鉴定机制，形成完整的档案鉴定工作制度。在建立双重鉴定机制方面，西班牙实行的设立文件中心暂时保管文件、对文件的第一和第二价值分别由文件中心和档案馆加以鉴定的做法，值得借鉴。我国也应采取有力措施，切实改进和完善鉴定机制，努力实现档案鉴定工作的程序化、科学化、系统化，以促进档案事业的繁荣发展。

（五）针对档案鉴定标准实际执行过程中存在的一些问题，可以相应地采取措施以提高档案人员素质，而这有赖于档案教育事业的进一步开展。只有教育搞好了，档案人员的知识结构、学术水平才能更上一个层次，综合素质才能增强，也才能带着更自信的态度和更科学的精神投身到档案鉴定工作中去，推动档案事业前行。